Whistleblowing

La presente procedura tutela gli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro. Con l’espressione “whistleblower” o “segnalante” si fa riferimento alla persona che segnala condotte illecite, di cui sia venuta a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di un’amministrazione pubblica o di un’azienda.
La presente procedura è volta quindi alla tutela e protezione del “whistleblower” attraverso l’individuazione di concrete misure di tutela del segnalante, il quale – nell’effettuare la propria segnalazione “whistleblowing” – potrà fare affidamento su una protezione effettiva ed efficace che gli garantisca la riservatezza e gli eviti una esposizione a misure discriminatorie e/o ritorsive.

__ La normativa
La normativa di riferimento è contenuta nel Decreto Legislativo n. 24, del 10 marzo 2023, attuativo della Direttiva UE 2019/1937, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione europea e delle normative nazionali e raccoglie in un unico testo normativo l’intera disciplina dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti, sia del settore pubblico che privato. Con il predetto decreto legislativo è stata abrogata la Legge 30 novembre
2017, n. 179, in tema di Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato.

__ Destinatari della procedura
I Destinatari della presente procedura sono:
• i lavoratori subordinati;
• i lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;
• i collaboratori, i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività presso la Società;
• i volontari, i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso la Società.
La tutela delle persone segnalanti sopra indicate si applica anche qualora la segnalazione avvenga quando il rapporto di lavoro non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi contrattuali, durante il periodo di prova e successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Le disposizioni della presente procedura si applicano anche:
• ai facilitatori (coloro i quali assistono il segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo);
• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono legate ad essa da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• ai colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con lo stesso un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali la stessa lavora, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo della predetta.

__ Campo di applicazione oggettivo
La segnalazione, da parte dei soggetti di cui sopra, deve avere ad oggetto comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico e l’integrità della Società e che consistono in:
• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001;
• violazioni del modello, comprensivo di Codice Etico, Parte Speciale e Procedure, di cui al d.lgs.
231/2001 adottato dalla Società;
• violazioni di disposizioni normative europee, segnatamente illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE, atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE, atti od omissioni riguardanti il mercato interno, atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’UE.
La segnalazione può avere ad oggetto anche le informazioni relative a condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate e le attività illecite non ancora compiute ma che il segnalante ritenga possano verificarsi in presenza di elementi concreti, precisi e concordanti.
Le disposizioni della presente procedura non si applicano alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.
Tutte le segnalazioni pervenute, nella forma e nei modi di seguito descritti, saranno trattate in osservanza della presente procedura, delle disposizioni di legge e del Codice Etico aziendale.
Sono incluse nel campo di applicazione le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, recapitate secondo le modalità previste dal presente documento. Le segnalazioni anonime saranno però trattate solo se riferite ad episodi di particolare gravità ed in presenza di elementi chiari, circostanziati, precisi e concordanti. Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o delle situazioni segnalate, a tutela del segnalato.

__ Destinatari delle segnalazioni
Il destinatario delle segnalazioni della presente procedura è l’Organismo di Vigilanza, che si può avvalere del proprio personale e/o quello di altre funzioni per:
• protocollare le comunicazioni in entrata e tenere aggiornato il Registro delle segnalazioni;
• garantire la conservazione e la privacy della documentazione originale inerente le segnalazioni in appositi archivi cartacei/informatici, con i più elevati standard di sicurezza/riservatezza;
• monitorare i canali di comunicazione;
• valutare l’approvazione delle richieste di adozione di misure organizzative e/o l’irrogazione di sanzioni o provvedimenti disciplinari e/o l’avvio di azioni giudiziarie;
• aggiornare e mettere a disposizione il modulo per la segnalazione, allegato alla presente procedura;
• segnalare, valutata la sussistenza degli elementi, l’ipotesi di ritorsione al Managing
Director/General Manager e al Responsabile di Dipartimento del dipendente.

__ Canali di segnalazione

// Canale interno
La Società mette a disposizione di tutti i destinatari della presente procedura:
il modulo per la segnalazione, allegato alla presente (all.1);
le istruzioni per la segnalazione, riportate nella presente procedura;
l’informativa per la privacy, allegata alla presente (all.2).
Modulo, istruzioni e informativa sono resi disponibili, aggiornati e pubblicati sul sito internet.
La documentazione è, comunque, in ogni momento, reperibile nell’intranet aziendale, ove sono altresì pubblicate le modalità di compilazione ed invio.
Nel caso di nuove assunzioni, il Responsabile del Production Department e il Responsabile del Dipartimento richiedente la risorsa assicurano la consegna ed il recepimento della presente procedura da parte del candidato all’atto dell’assunzione, con l’ausilio, ove opportuno, dell’Administration.
La segnalazione deve essere indirizzata all’Organismo di Vigilanza.
La segnalazione ricevuta da qualsiasi altro dipendente della Società deve essere, in originale con gli eventuali allegati, inoltrata, entro sette giorni dalla ricezione della stessa, all’Organismo di Vigilanza, cui è affidata la protocollazione in via riservata e la tenuta del relativo Registro delle segnalazioni.
La trasmissione della segnalazione deve avvenire nel rispetto dei criteri di massima riservatezza e con modalità idonee a tutelare il segnalante e l’identità e l'onorabilità dei soggetti segnalati, senza pregiudizio per l'efficacia delle successive attività di accertamento. Di tale trasmissione è data contestuale notizia al segnalante.
La Società ha predisposto i seguenti canali che garantiscono la riservatezza dell'identità del segnalante nelle attività di gestione e trattamento della segnalazione:
a) invio del modulo tramite raccomandata all’attenzione dell’Organismo di Vigilanza (per poter usufruire della garanzia della riservatezza, è necessario che la segnalazione venga inserita in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata/personale”). Nel caso in cui il segnalante preferisca rimanere anonimo, può segnalare:
− non compilando la sezione “anagrafica segnalante” del modulo;
− non sottoscrivendo tale modulo;
− non indicando il mittente;
b) mediante accesso alla piattaforma all’indirizzo di seguito riportato:
https://vivoconcerti.segnalazioni.net/, seguendo le istruzioni ivi riportate;
c) mediante segnalazione vocale tramite audio registrato, direttamente dalla piattaforma https://vivoconcerti.segnalazioni.net/;
d) mediante incontro diretto con l’Organismo di Vigilanza, che, previo consenso del segnalante, documenta la segnalazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale; in quest’ultimo caso il segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.
L’Organismo di Vigilanza rilascia, entro sette giorni dalla ricezione della segnalazione, avviso di ricevimento e fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento.

// Canale esterno
Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna diretta all’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) se, al momento della sua presentazione, ricorre almeno una delle seguenti condizioni:
a) non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, se attivato, non è conforme alla normativa;
b) il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
c) il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
d) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
L’ANAC ha pubblicato sul proprio sito internet, alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing, i propri contatti, le istruzioni sull’uso del canale di segnalazione esterna e dei canali di segnalazione interna, il regime di riservatezza applicabile alle segnalazioni esterne ed alle segnalazioni interne, le modalità con le quali può chiedere alla persona segnalante di fornire integrazioni, i termini di scadenza per il riscontro nonché i tipi di riscontro.

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Le segnalazioni possono essere effettuate alternativamente al canale:
https://eu.deloitte-halo.com/CTSEVENTIMComplianceHelpline
(canale di segnalazione della capogruppo Cts Eventim AG & Co. KGaA)

Per completezza d’informazione si rimanda al Regolamento.